Jak przechowywać dokumenty w magazynie?

Właściwe przechowywanie dokumentów w magazynie pozwala uniknąć problemów podczas kontroli, przyspiesza odnajdywanie potrzebnych akt i chroni dokumentację przed zniszczeniem. Wilgoć, kurz, przypadkowe uszkodzenia czy brak odpowiedniego systemu oznaczania mogą sprawić, że ważne dokumenty staną się nieczytelne lub trudne do odnalezienia. W tym poradniku pokazujemy praktyczne rozwiązania, jak przechowywać dokumenty w sposób uporządkowany, a przy tym zabezpieczyć je na lata.

Table of Contents

Jakie dokumenty przechowuje się w magazynie?

W magazynie przechowuje się nie tylko dokumenty związane z bieżącą obsługą towarów, ale również dokumentację potrzebną podczas kontroli, reklamacji czy inwentaryzacji. Najczęściej są to:

dokumenty WZ i PZ — potwierdzające wydanie lub przyjęcie towaru od dostawcy;
dokumenty wewnętrzne: PW, RW, ZW, MM — potwierdzają przyjęcie, rozchód i zwrot wewnętrzny oraz przesunięcie międzymagazynowe w ramach jednej firmy;
listy przewozowe i dokumenty CMR — związane z transportem i dostawą;
arkusze inwentaryzacyjne — wykorzystywane podczas spisów magazynowych;
zlecenia kompletacji — dokumenty wspierające przygotowanie zamówień;
protokoły odbioru — potwierdzające przyjęcie dostawy lub wykonanie usługi;
protokoły reklamacyjne — związane ze zwrotami i uszkodzeniami towaru.

Dokumenty tego typu często są przechowywane przez kilka lat, dlatego warto od początku zadbać o odpowiedni system ich segregacji i ochrony. Uporządkowane akta to jeden z najważniejszych sposobów, jak utrzymać porządek w magazynie.

Jak zorganizować system przechowywania dokumentów w hali magazynowej?

By zorganizować efektywny system składowania dokumentów, nie wystarczy sam zakup pudełek lub segregatorów. Równie ważne jest stworzenie prostego sposobu przechowywania akt, który ułatwi późniejsze wyszukiwanie dokumentów i utrzymanie porządku. Jak przechowywać dokumenty? Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku:

Podziel dokumenty według ich rodzaju i czasu przechowywania — oddziel akta bieżące od archiwalnych, opcjonalnie podziel je także według działów, rodzaju dokumentacji albo roczników.
Stosuj czytelne etykiety — warto na nich umieścić nazwę kategorii, rok, numer referencyjny i planowaną datę zniszczenia lub przeglądu.
Dobrze zaplanuj lokalizację dokumentów — najczęściej używane powinny znajdować się bliżej stanowisk pracy lub wejścia do magazynu, natomiast starsze archiwa można przechowywać dalej.
Stwórz i regularnie aktualizuj rejestr dokumentów — nawet prosty arkusz z listą zawartości pudełek ułatwia późniejsze odnalezienie konkretnych akt.

Dlaczego dobry system przechowywania jest tak istotny? Ponieważ dobrze opisane i uporządkowane dokumenty są łatwiejsze do odszukania — zarówno na co dzień, jak i podczas późniejszej archiwizacji. W organizacji akt mogą przydać Ci się także wskazówki z artykułu: Jak archiwizować dokumenty w firmie?

Jak przechowywać dokumenty w magazynie, aby się nie zniszczyły?

Dokumenty magazynowe powinny być chronione przed wilgocią, kurzem, światłem i przypadkowymi uszkodzeniami mechanicznymi. Najlepiej utrzymywać stabilną temperaturę, a przy podwyższonej wilgotności zastosować pochłaniacze wilgoci lub saszetki silica gel wkładane do kartonów.

Przy składowaniu dokumentów istotny jest także wybór odpowiednich pojemników i sposób ustawiania pudełek, by ochronić akta przed uszkodzeniami. Decydując, jak przechowywać dokumenty, najlepiej postawić na rozwiązania dedykowane do długotrwałego składowania i unikać przechowywania ich bezpośrednio na podłodze, zaopatrując się w odpowiednie regały magazynowe.

Segregatory i teczki

Segregatory oraz koszulki i teczki na dokumenty sprawdzają się przy aktach, do których trzeba regularnie wracać. Ułatwiają szybkie wyszukiwanie i wygodne porządkowanie dokumentów według kategorii.

Przy wyborze segregatora czy teczki warto zwrócić uwagę na szerokość grzbietu, który należy dobrać do liczby kartek, oraz na możliwość dołączenia czytelnego opisu. Sprawdź kilka praktycznych wskazówek ułatwiających porządkowanie dokumentów:

stosuj koszulki foliowe do ochrony pojedynczych egzemplarzy,
zadbaj o jednolity styl oznaczania dokumentów,
zastosuj kolory jako system oznaczeń dla różnych działów lub typów dokumentów.

Pudła kartonowe do archiwizacji

Pudła i kartony archiwizacyjne sprawdzają się przy dokumentach używanych rzadziej lub przechowywanych przez dłuższy czas. Są wygodniejsze od zwykłych kartonów, zapewniają także lepszą ochronę — mają mocniejszą konstrukcję, format dostosowany do standardowych dokumentów i miejsce na opis.

Jak przechowywać stare dokumenty za pomocą pudełek archiwizacyjnych? Przede wszystkim dobierz odpowiedni karton. Zwróć uwagę na:

grubość i wytrzymałość tektury,
dopasowanie wymiarów pudełka,
wygodne zamknięcie,
możliwość opisania zawartości.

Więcej wskazówek znajdziesz w artykule: Jak wybrać pudełka do archiwizacji dokumentów?

Pojemniki plastikowe z wiekiem

W magazynach narażonych na wilgoć lub duże wahania temperatury dobrze sprawdzają się kuwety i pudełka magazynowe wykonane z tworzywa sztucznego. Szczelne pojemniki pomagają zabezpieczyć dokumenty przed wodą, zabrudzeniami i szkodnikami. To dobre rozwiązanie szczególnie w halach o ograniczonej kontroli warunków, np. przy przechowywaniu dokumentów w strefach technicznych magazynu.

Koperty i koszulki foliowe

Koperty i koszulki foliowe zapewniają dodatkową ochronę mechaniczną pojedynczych dokumentów zgromadzonych w segregatorze czy pudle. Sprawdzają się zwłaszcza przy ważnych aktach, takich jak: oryginały umów, certyfikaty lub inne dokumenty wymagające szczególnego zabezpieczenia przed zabrudzeniem i wilgocią.

Jak długo przechowywać dokumenty magazynowe?

Okres przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju oraz obowiązujących przepisów. To, jak długo przechowywać dokumenty magazynowe, określają przepisy zawarte m.in. w Ustawie o rachunkowości, Ustawie o podatku od towarów i usług czy w Kodeksie cywilnym.

Rodzaj dokumentu	Minimalny okres przechowywania
Dokumenty WZ/PZ	zwykle 5 lat — zgodnie z ustawą o rachunkowości
Listy przewozowe / CMR	od 3 miesięcy do 5 lat, zależnie od rodzaju transportu i dokumentów
Arkusze inwentaryzacyjne	5 lat
Protokoły odbioru	często 5 lat, w przypadku np. budynków – przez cały czas istnienia obiektu
Protokoły reklamacyjne	do czasu przedawnienia roszczeń — zgodnie z ustawą o rachunkowości

W każdym przypadku należy zweryfikować okres składowania akt z aktualnie obowiązującymi przepisami. Czas ten może być zależny od branży, nowych przepisów krajowych lub unijnych oraz rodzaju dokumentów. Przykładowo, to jak długo należy przechowywać dokumenty inwentaryzacyjne określone jest w Ustawie o rachunkowości, a jak długo przechowywać dokumenty przewozowe — w przepisach dotyczących transportu krajowego i międzynarodowego.

Najczęściej zadawane pytania o przechowywanie dokumentów w magazynie

Poniżej odpowiadamy na najczęstsze pytania dotyczące organizacji i zabezpieczania dokumentów magazynowych.

Jak przechowywać dokumenty magazynowe?

Dokumenty najlepiej segregować według rodzaju i okresu przechowywania, a następnie umieszczać w opisanych pudełkach lub segregatorach ustawionych na regałach.

Jak przechowywać stare dokumenty?

Starsze dokumenty warto przechowywać w pudłach archiwizacyjnych chroniących przed kurzem i światłem. Dobrze sprawdzają się także pochłaniacze wilgoci.