Jak przechowywać dokumenty księgowe? Zasady, okresy i przepisy

Prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych to nie tylko czysta formalność — zapewnia również ochronę firmy przed problemami podczas kontroli, audytu czy sporu z urzędem. Błędy w archiwizacji mogą natomiast utrudnić odtworzenie historii operacji i narazić przedsiębiorcę na sankcje. Dowiedz się, jak przechowywać dokumenty księgowe, jak długo to robić i kiedy można je bezpiecznie zniszczyć.

Jakie dokumenty należy przechowywać?

Obowiązek przechowywania dokumentacji wynika przede wszystkim z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, która reguluje prowadzenie ksiąg, dowodów księgowych i sprawozdań finansowych. Ustawa wskazuje też zasady ich porządkowania, udostępniania i archiwizacji. Do dokumentów księgowych zalicza się w szczególności:

• księgi rachunkowe,
• dowody księgowe, w tym faktury, rachunki, paragony, noty i wyciągi bankowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• dokumentację przyjętych zasad rachunkowości,
• sprawozdania finansowe,
• dokumenty dotyczące środków trwałych w budowie, kredytów, pożyczek, umów handlowych i roszczeń,
• karty wynagrodzeń i część dokumentacji płacowej.

Według ustawy dokumenty należy przechowywać „w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie”. Warto więc od początku dobrze zorganizować swoje archiwum. Pomagają w tym opisane i ułożone chronologicznie segregatory oraz koszulki i teczki na dokumenty, dzięki którym łatwiej zachować porządek i szybko odnaleźć potrzebne akta.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Aktualną podstawą prawną opisującą archiwizację dokumentacji jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości, zwłaszcza art. 74, oraz Ordynacja podatkowa. Jaki okres przechowywania dokumentów księgowych określony jest w tych przepisach? Ordynacja podatkowa stanowi, że „podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego”. Okres ten co do zasady wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

A jak długo trzeba przechowywać dowody księgowe według ustawy o rachunkowości? Określa ona, że księgi rachunkowe powinny być archiwizowane przez 5 lat, a okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dane zbiory.

Odpowiedź na pytanie, jak długo przechowywać dokumenty księgowe, to najczęściej minimum 5 lat, ale dla niektórych dokumentów okres ten powinien być dłuższy. Część dokumentacji pracowniczej i płacowej podlega innym terminom niż klasyczne dowody księgowe. Pamiętaj, by kierować się nie tylko ustawą o rachunkowości, lecz także przepisami podatkowymi i kadrowymi. W poniższej tabeli przedstawiono, jak długo powinny być przechowywane dokumenty księgowe, które są spotykane najczęściej:

Gdzie i w jakiej formie można przechowywać dokumenty księgowe?

Ustawa o rachunkowości zaleca przechowywanie dokumentów w ustalonym porządku, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Przewiduje też możliwość przechowywania części zbiorów poza jednostką, jeśli zostaną one przekazane podmiotowi świadczącemu usługi archiwizacji. Przepisy dopuszczają również nośniki informatyczne i wydruki odtwarzające treść dokumentu, co oznacza możliwość archiwizacji elektronicznej. W praktyce dokumenty można przechowywać:

• w siedzibie firmy,
• w wydzielonym archiwum lub magazynie,
• u zewnętrznego operatora,
• w systemie elektronicznym.

Dowiedz się więcej: Jak przechowywać dokumenty w magazynie?

Archiwizacja tradycyjna

W przypadku przechowywania dokumentów w formie papierowej kluczowa jest ochrona akt przed wilgocią, ograniczony dostęp osób postronnych i podział dokumentów według lat oraz typów. W praktyce najczęściej wykorzystywane są klasyczne segregatory, które umożliwiają wygodne zorganizowanie akt, ich opisanie i składowanie. Przy większej ilości dokumentów można skorzystać także z pudeł archiwizacyjnych.

Jeśli chcesz szerzej poznać proces tworzenia firmowego archiwum, sprawdź wpis: Jak archiwizować dokumenty w firmie?

Archiwizacja elektroniczna

Jeśli firma decyduje się na przechowywanie dokumentacji w systemie elektronicznym, ważne jest zachowanie czytelności i kompletności danych oraz możliwość ich szybkiego udostępniania, odczytu czy wydruku. Należy umieścić dokumenty na trwałych nośnikach cyfrowych lub w chmurze i zadbać o kopie zapasowe, a dane ochronić przed nieuprawnionymi zmianami, usunięciem czy rozpowszechnieniem.

Kiedy można bezpiecznie pozbyć się dokumentów?

Dokumenty można zniszczyć dopiero po upływie wymaganego czasu, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe. Należy także upewnić się, że nie toczy się postępowanie podatkowe, sądowe ani kontrolne, które mogłoby wymagać ich okazania.

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nakłada obowiązek trwałego i nieodwracalnego usunięcia danych osobowych po upływie okresu ich przetwarzania — zniszczenie powinno uniemożliwiać odczytanie i ponowne wykorzystanie danych. W przypadku dokumentów papierowych zawierających dane osobowe nie można ich więc po prostu wyrzucić do zwykłego pojemnika — zniszczenie powinno być procesem trwałym, kontrolowanym i udokumentowanym. Najlepiej użyć profesjonalnej niszczarki albo zlecić utylizację wyspecjalizowanej firmie.

Sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi określa Rozporządzenie

Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Mówi ono, że dane należy zniszczyć w sposób właściwy dla technologii zapisu.

Najczęściej zadawane pytania o przechowywanie dokumentów księgowych

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze wątpliwości przedsiębiorców związane z archiwizacją akt, odpowiedzialnością i tym, przez jaki okres należy przechowywać dokumenty księgowe.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe?

Najczęściej 5 lat, ale dokładny termin zależy od rodzaju dokumentów i celu ich przechowywania.

Przez jaki okres należy przechowywać dokumenty kadrowo-płacowe?

W przypadku osób zatrudnionych od 2019 r. dokumentacja pracownicza jest przechowywana 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa. Dokumenty pracowników zatrudnionych wcześniej należy przechowywać 50 lat, chyba że spełniono warunki jego skrócenia tego okresu.

Czy można niszczyć dokumenty księgowe po upływie wymaganego okresu?

Tak, ale dopiero gdy termin rzeczywiście minął i nie ma przeszkód prawnych do ich zniszczenia (np. trwające postępowania).

Czy dokumenty księgowe można przechowywać w prywatnym domu?

Najlepiej zorganizować archiwum w siedzibie firmy, ale ustawa o rachunkowości dopuszcza także przechowywanie części dokumentów poza jednostką, jeśli zostaną przekazane jednostce świadczącej usługi przechowywania dokumentów — np. w biurze rachunkowym lub profesjonalnym magazynie dokumentów. Dokumenty muszą być uporządkowane i zabezpieczone, należy również powiadomić urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zapewnić ich dostępność organom kontroli.

Co grozi za nieprawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych?

Konsekwencje mogą obejmować problemy dowodowe w razie kontroli, spór z organem podatkowym, a także sankcje za naruszenia (np. brak ksiąg rachunkowych lub ich wadliwe prowadzenie) wynikające z przepisów karnych i karnych skarbowych.