Jak archiwizować dokumenty w firmie?

Każda działalność gospodarcza ma obowiązek archiwizować dokumenty. Można tego dokonać w sposób tradycyjny lub elektroniczny. Archiwizacja dokumentów to zadanie, którego nie należy bagatelizować – źle zabezpieczone umowy, faktury i inne papiery mogą naruszać bezpieczeństwo w firmie. Jak archiwizować dokumenty? Co mówią o archiwizacji dokumentów przepisy polskie?

Zasady archiwizacji dokumentów w formie tradycyjnej. Na czym polega archiwizacja dokumentów?

System przechowywania dokumentacji firmowej powinien być łatwy, dobrze zorganizowany. Archiwizowanie w wersji tradycyjnej wymaga wykorzystania takich akcesoriów jak segregatory, pudła i kartony archiwizacyjne (najlepiej powstałe ze specjalnej tektury archiwizacyjnej zamiast zwykłego tektury falistej). Mimo że to rozwiązanie odchodzi coraz szybciej w zapomnienie, prowadzenie działalności wciąż nie jest w pełni możliwe bez dokumentacji papierowej.

Na czym polega archiwizacja dokumentów w sposób tradycyjny? Są dwie metody – archiwizowanie całych segregatorów lub bezpośrednio do pudła archiwizacyjnego. Pierwsza, wygodna i szybka technika sprowadza się do umieszczenia zapełnionych i odpowiednio oznaczonych segregatorów do konkretnych opakowań (w jednym pudle zmieści się do sześciu skoroszytów). Nadaje się raczej do krótkiej archiwizacji. Poszukując wybranych pism, nie musisz przedzierać się przez gąszcz papierów – po prostu wyciągasz je z teczek, a następnie ponownie tam wkładasz.

Drugi sposób wyklucza użycie segregatorów. Dokumenty są bezpośrednio wkładane do pudeł archiwizacyjnych. Metoda jest prosta – wyciągasz papiery ze starego skoroszytu, spinasz specjalnym klipsem. Taki pakunek wkładasz do pudełka archiwizacyjnego, które chowasz w archiwum czy wyznaczonym magazynie.

Tradycyjna archiwizacja dokumentów – co jeszcze jest potrzebne?

Zastanawiasz się, jak archiwizować dokumenty w magazynie? Przy klasycznym porządkowaniu pism – niezależnie od wybranej metody – warto wykorzystać jeszcze kilka drobnych akcesoriów. Mowa o przekładkach i etykietach, zawieszkach i przewieszkach oznaczeniowych na segregatory. Pierwsze akcesorium nadaje się do oddzielania od siebie różnych części pism. Jeśli chodzi o etykiety na skoroszyty, to pozwalają one zatytułować poszczególne teczki, co później pomoże w segregowaniu całych segregatorów.

Aby archiwizowanie dokumentów w magazynie przebiegło sprawnie, warto zaopatrzyć to pomieszczenie w regały magazynowe oraz wózki platformowe – solidne półki pomieszczą ciężkie kartony archiwizacyjne, natomiast platformy na kółkach posłużą do przewiezienia każdej, nawet bardzo pokaźnej, sterty dokumentacji.

Tradycyjna archiwizacja dokumentów wiąże się często z wysyłaniem pism – czy to do księgowego, czy to archiwum. Dokumentacja powinna dotrzeć do miejsca porządkowania w stanie niemal idealnym, nienaruszonym. Aby wszystko odbyło się pomyślnie, należy zastanowić się, jak zabezpieczyć dokumenty do wysyłki. Każdy przedsiębiorca powinien zaopatrzyć się w akcesoria papiernicze, materiały opakowaniowe, czyli koperty foliowe, koperty firmowe, czy koperty bąbelkowe.

Jak archiwizować dokumenty w formie elektronicznej?

Zasady archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej są proste i klarowne. Do tego zadania najlepiej zatrudnić specjalistyczną firmę zewnętrzną, która da gwarancję pomyślności – jeśli podczas samodzielnego porządkowania pojawi się błąd, to właśnie przedsiębiorstwo, nikt inny, ponosi odpowiedzialność za nieprawidłową ochronę pism.

Najważniejszym krokiem w elektronicznej archiwizacji dokumentów jest wykonanie kopii zapasowych wszystkich plików (tzw. backup).

Na czym polega archiwizacja dokumentów? Klasyfikacja dokumentacji

Podczas archiwizacji dokumentów należy dokonać odpowiedniej klasyfikacji pism – czyli nadania właściwych znaczeń literowych. Mamy do czynienia z:

• symbolem A – są to dokumenty o wartości historycznej, które nigdy nie mogą ulec zniszczeniu,
• symbolem B – dokumentacja niearchiwalna,
• symbolem Bc – dokumentacja, która może zostać zniszczona zaraz po wykorzystaniu,
• symbolem B i cyfrą – pisma, które przechowuje się przez określony czas (owa cyfra to liczba lat),
• symbolem BE i cyfrą – dokumenty, które po jakimś czasie (konkretna liczba lat) wymagają przejrzenia – z uwagi na charakter i treść. Dopiero po analizie ich przydatności można podjąć decyzję o zmianie klasyfikacji i dalszym przechowywaniu lub utylizacji.

Archiwizacja dokumentów – przepisy

Zasady archiwizacji dokumentów księgowych określa Ustawa o rachunkowości. Należy zadbać, by wszystkie pisma tego typu (zwłaszcza księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe) były przechowywane w oryginałach. Inaczej jest z dokumentacją pracowniczą – takie pisma traktuje się na równi zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Gdzie i jak archiwizować dokumenty? Zastanówmy się nad drugim zagadnieniem. Idealnym miejscem na archiwum jest siedziba lub oddział firmy, ewentualnie lokum mieszkalne osoby z jednoosobową działalnością gospodarczą. Dokumenty księgowe (m.in. pisma inwentaryzacyjne, dowody księgowe, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, wyciągi bankowe, deklaracje podatkowe) oraz dokumenty pracownicze (np. umowy o pracę, listy płac, karty ewidencji pracy, akta osobowe, karty wynagrodzeń) mogłyby znajdować się także w chmurze, panelu zdalnym.

Czas przechowywania dokumentacji księgowej (odpowiednio zabezpieczonej) to co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego – mówią o tym Ustawa o rachunkowości oraz Ustawa o ordynacji podatkowej. Sytuacja prezentuje się inaczej w przypadku pism pracowniczych – zgodnie z Kodeksem Pracy należy przechowywać je przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie wygasło.