Jak archiwizować dokumenty w firmie?

W wielu firmach generujących duże ilości dokumentów problemem może być brak jasnych zasad ich porządkowania. Gdy umowy, faktury, akta pracownicze i korespondencja trafiają w przypadkowe miejsca, rośnie ryzyko opóźnień, błędów czy naruszeń stwierdzanych podczas kontroli. Jeśli chcesz wiedzieć, jak archiwizować dokumenty w firmie, by zachować porządek, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami — sprawdź poniższy artykuł.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja to nie tylko przechowywanie dokumentów. By zapobiec chaosowi, warto traktować ją nie jako składowanie, a jako świadomy proces porządkowania, klasyfikowania, opisywania i zabezpieczania dokumentacji. Należy przeprowadzić go w taki sposób, by dokumenty było można wygodnie i bezpiecznie przechowywać przez wymagany czas, chroniąc je przed zniszczeniem i dostępem osób nieuprawnionych. Powinny być także kompletne i czytelne oraz ułożone według przyjętego systemu, w podziale na rodzaje spraw i okresy.

Ustawa o rachunkowości wskazuje na przykład, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku i w sposób pozwalający na łatwe odszukanie. Organizację akt mogą ułatwić odpowiednie pudła i kartony archiwizacyjne.

Jakie dokumenty należy poddać archiwizacji?

Potrzeba klasyfikacji i archiwizowania dotyczy zarówno dokumentów księgowych, jak i kadrowych, podatkowych czy technicznych. W szczególności są to:

• dokumenty księgowe (faktury, wyciągi bankowe czy dokumenty podatkowe);
• umowy, dokumenty sądowe, akty notarialne;
• dokumenty kadrowe (umowy o pracę, ewidencje czasu pracy, karty wynagrodzeń);
• raporty, protokoły, korespondencja;
• dokumentacja techniczna (plany budowlane, schematy techniczne, instrukcje obsługi);
• dokumenty handlowe, dokumentacja magazynowa czy reklamacyjna.

Jak sklasyfikować pisma?

Klasyfikację różnego rodzaju pism opisuje Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji polega na przyporządkowaniu dokumentu do odpowiedniego typu zależnie od jego zawartości oraz do kategorii określającej czas przechowywania. Najczęściej spotykane są dokumenty oznaczone:

• symbolem A — dokumenty archiwalne o trwałej wartości historycznej, które nigdy nie mogą ulec zniszczeniu;
• symbolem B — dokumentacja niearchiwalna; jeśli obok litery znajduje się liczba, np. B5 czy B10, określa ona minimalny okres przechowywania w latach;
• symbolem Bc — dokumentacja wtórna lub mająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne (np. gdy istnieją oryginały dokumentów lub ich znaczenie jest krótsze niż rok); może ona zostać zniszczona zaraz po wykorzystaniu;
• symbolem BE i cyfrą — dokumenty, które po określonej liczbie lat wymagają przejrzenia (oceny archiwalnej); po analizie przydatności ich charakteru i treści można podjąć decyzję o zmianie klasyfikacji i dalszym przechowywaniu lub utylizacji dokumentów.

Aby wiedzieć, jak archiwizować dokumenty kategorii A i B, trzeba najpierw poprawnie je zakwalifikować. Oznaczenie dokumentu powinno zawierać symbol klasyfikacyjny określający typ zawartości, hasło klasyfikacyjne, oznaczenie kategorii archiwalnej (np. A, B5) i ewentualne uwagi. Dokumenty kategorii A należy przechowywać wieczyście. Jeżeli firma chce natomiast ustalić, jak archiwizować dokumenty kategorii B, powinna zacząć od sprawdzenia, jaki okres przechowywania wynika z przepisów.

Jak archiwizować dokumenty w sposób tradycyjny?

Archiwizacji można dokonać w sposób tradycyjny lub elektroniczny. Tradycyjna archiwizacja nadal świetnie sprawdza się w firmach, które pracują głównie na dokumentach papierowych albo muszą przechowywać ich oryginały.

Najważniejsze zasady archiwizacji

Dobrze prowadzona archiwizacja powinna zacząć się od selekcji dokumentów, czyli ich dokładnego przejrzenia i wyboru tych, które powinny zostać przechowane przez dłuższy czas. Kieruj się zasadą minimalizacji — do archiwum powinny trafić jedynie dokumenty o długotrwałej wartości i te, których przechowywanie jest wymagane przepisami.

Kolejnym krokiem jest kategoryzacja, czyli taka klasyfikacja dokumentacji, by poszczególne akta były łatwe do odnalezienia i czytelnie opisane. System organizacji powinien być zrozumiały dla osób zajmujących się dokumentacją. Możliwe jest uporządkowanie dokumentów np. względem rodzaju, dat czy klienta.

Ostatnim krokiem jest odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji, by umożliwić jej długotrwałą ochronę podczas przechowywania. Dotyczy to zarówno warunków fizycznych, jak wilgoć czy światło, jak i ochrony przed kradzieżą, zniszczeniem czy nieuprawnionym dostępem. Przy większej liczbie akt warto też zobaczyć poradnik: Jak przechowywać dokumenty w magazynie?, który podpowiada, jak zorganizować miejsce do przechowywania.

Metody archiwizacji tradycyjnej

W przypadku tradycyjnej archiwizacji najczęściej stosuje się dwie metody. Pierwsza polega na archiwizowaniu całych segregatorów — dokumenty uporządkowane tematycznie lub chronologicznie są w nich umieszczane i opisywane na grzbiecie. Segregatory są następnie umieszczane w zbiorczym kartonie. To rozwiązanie wygodne wtedy, gdy do akt trzeba od czasu do czasu wracać.

Druga metoda to przekładanie dokumentów bezpośrednio do pudła archiwizacyjnego. Sprawdza się wtedy, gdy akta są już zamknięte, rzadko używane i mają trafić do dłuższego przechowywania. Każdą partię dokumentów warto spiąć, opisać zakresem dat, nazwą działu i kategorią archiwalną, a następnie umieścić w pudle odpornym na kurz, zabrudzenia i uszkodzenia. Decydując się na tę metodę, sprawdź: Jak wybrać pudełka do archiwizacji dokumentów?

Jak archiwizować dokumenty w formie elektronicznej?

Inną opcją jest digitalizacja dokumentacji. Jak archiwizować dokumenty w firmie w ten sposób? Elektroniczne archiwum nie polega wyłącznie na zeskanowaniu poszczególnych aktów — żeby system był bezpieczny, trzeba zadbać o spójne nazewnictwo plików, podział na foldery, ograniczenie dostępu, kopie zapasowe oraz możliwość szybkiego wyszukania dokumentu.

Firma archiwizująca dokumenty elektronicznie musi uwzględniać regularne backupy, kontrolę wersji, szyfrowanie oraz procedury usuwania danych po upływie okresu retencji. Część przedsiębiorstw decyduje się na pomoc specjalistów, którzy odpowiadają za archiwizację i odpowiednią ochronę plików.

Jak długo archiwizować dokumenty firmowe?

To, jak długo archiwizować dokumenty, zależy od ich rodzaju. Przykładowo, dokumentacja podatkowa jest przechowywana do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli najczęściej 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentacja pracownicza natomiast podlega najczęściej 10-letniemu okresowi przechowywania liczonym od końca roku ustania zatrudnienia.

Czas archiwizacji może być więc różny dla różnych dokumentów — zawsze należy sprawdzić oznaczenie akt, ich kategorię i obowiązujące przepisy. Temat przechowywania rozliczeń i ewidencji szerzej omawia także wpis: Jak przechowywać dokumenty księgowe?

Ważne jest to, by archiwum dokumentów było regularnie kontrolowane. Przy przeglądaniu dokumentów należy usuwać te, których przechowywanie nie jest już konieczne. Trzeba przy tym pamiętać o zastosowaniu odpowiednich metod niszczenia czy utylizacji, szczególnie w przypadku wrażliwych danych — można zutylizować je np. przy pomocy niszczarki do dokumentów.

Najczęściej zadawane pytania o archiwizację dokumentów w firmie

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się przy organizowaniu firmowego archiwum.

Jak prawidłowo archiwizować dokumenty firmowe?

Należy podzielić dokumenty na kategorie, nadać im właściwe oznaczenia i ułożyć je według dat albo rodzaju spraw. Następnie należy je zabezpieczyć i przechowywać w sposób umożliwiający szybkie odnalezienie.

Czym różni się archiwizacja od przechowywania dokumentów?

Archiwizacja obejmuje przechowywanie (fizyczne lub cyfrowe) dokumentów, ale jest procesem szerszym — obejmuje także selekcję, klasyfikację, opis, zabezpieczenie i kontrolę akt.

Jak archiwizować dokumenty kategorii B?

Dokumenty tej kategorii należy oznaczyć odpowiednim symbolem, np. B5 lub B10, a następnie przechowywać przez wskazany okres. Po jego upływie można je wybrakować i zniszczyć zgodnie z procedurą obowiązującą w firmie.

Jak bezpiecznie niszczyć stare dokumenty firmowe?

Należy robić to dopiero po upewnieniu się, że minął wymagany okres przechowywania. Dokumenty zawierające dane osobowe lub informacje poufne powinny być niszczone w sposób uniemożliwiający ich odczytanie.

Jakie są okresy przechowywania dokumentów pracowniczych i firmowych?

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich typów dokumentów. W praktyce najczęściej spotyka się 5 lat dla wielu dokumentów księgowych i podatkowych oraz 10 lat dla dokumentacji pracowniczej, ale zawsze trzeba sprawdzić przepisy właściwe dla danego rodzaju akt.