Polityka czystego biurka – zadbaj o odpowiednie wyposażenie biura

Polityka czystego biurka – zadbaj o odpowiednie wyposażenie biura

Porządek w miejscu pracy jest niezwykle istotny z wielu powodów – sprzyja koncentracji, pozwala szybciej odnaleźć potrzebne dokumenty lub akcesoria, a także umożliwia swobodną pracę z papierowymi umowami, wyliczeniami czy szkicami. Porządek w miejscu pracy jest jednak istotny także z jeszcze jednego względu – mowa o polityce czystego biurka.

Polityka czystego biurka – czym właściwie jest i dlaczego jest taka ważna?

Każda firma musi podjąć pewne działania, by zapewnić pracownikom ochronę ich danych osobowych. Część decyduje się w tym celu na wprowadzenie tzw. polityki czystego biurka. Mowa o zbiorze zasad, których powinni przestrzegać pracownicy firmy – chodzi o to, by na biurku nie znajdowały się dokumenty (ani nośniki danych, takie jak np. pendrive’y), których pracownik w danym momencie nie używa. Dotyczy to głównie dokumentów zawierających dane osobowe i poufne informacje. Polityka czystego biurka pomaga zapobiegać sytuacjom, w którym poszczególne informacje dostają się do rąk osób nieupoważnionych – w tym np. klientów firmy, ale i innych pracowników, którzy nie powinni mieć dostępu do części danych.

Politykę czystego biurka warto wprowadzić zwłaszcza w firmach, w których znajdują się recepcje czy sekretariaty – zazwyczaj to tam gromadzona jest znaczna część dokumentów, podobnie jak np. w archiwach czy biurach księgowych. Należy przy okazji mieć świadomość, że politykę czystego biurka można łączyć z polityką czystej drukarki czy czystej niszczarki.

Jak zatem utrzymać porządek w biurze i jakie akcesoria biurowe się do tego przydadzą?

Wyposażenie biura: artykuły biurowe, które pomogą utrzymać porządek i realizować politykę czystego biurka

Jeśli chodzi o artykuły biurowe, które ułatwią utrzymanie porządku na biurku, to w pierwszej kolejności warto na pewno sięgnąć do artykułów z kategorii Archiwizacja i segregacja. Segregatory RAJA – zwłaszcza te kolorowe – pomogą we właściwym oznaczaniu poszczególnych kategorii dokumentów. Dzięki temu pokusa pozostawienia dokumentów na biurku, zamiast wpięcia ich od razu do segregatora, będzie znacznie mniejsza. Wyposażenie biura powinno też obejmować teczki, w których można przechowywać nieco mniejsze dokumenty. Przydadzą się również kolorowe przekładki, dzięki którym dokumenty w segregatorach można dodatkowo podzielić.

Małe notatniki i teczki można przechowywać w szufladach, grubsze skoroszyty – w szafkach, natomiast segregatory – na półkach regałów. Jeśli chodzi o sekrety potęgi organizacji, to jednak nie wszystko.

Archiwizacja dokumentów – sposób na stworzenie dodatkowego miejsca

Nie wszystkie dokumenty przydają się w codziennej pracy – część z nich jest przechowywana np. ze względu na obowiązek ustawowy nałożony na przedsiębiorców. Archiwizacja dokumentów pozwala na przechowywanie ich tak, by w każdej chwili można było łatwo dotrzeć do wybranych informacji.

Zasady archiwizacji dokumentów

Zarchiwizowane dokumenty warto trzymać w Pudłach archiwizacyjnych RAJA. Pudła można z kolei umieścić w poręcznym kartonie archiwizacyjnym na segregatory RAJA. Aby wiedzieć, co znajduje się w każdym takim pudle, można  z boku nakleić kartę z ogólną informacją (np. „Umowy z pracownikami 2020”).

Jeśli chodzi o zasady archiwizacji dokumentów, to większość przedsiębiorców wybiera segregację według dat. W najtrudniej dostępnych miejscach (np. na samej górze regału lub na jego końcu) ustawia się wtedy segregatory, teczki i pudła, w których znajdują się dokumenty z najbardziej odległych lat. Inną techniką może być podział na kategorie (np. umowy, faktury itd.). Najczęściej są w ten sposób przechowywane dokumenty księgowe.

Niszczenie dokumentów niszczarką – sprzęt do biura niezbędny dla zachowania porządku w biurze

Nie można też zapominać, że do utrzymywania porządku w biurze przyczynia się nie tylko regularna segregacja dokumentów i archiwizacja części z nich, ale również – niszczenie dokumentów. Konieczny jest zatem odpowiedni sprzęt do biura, czyli niszczarka. Dzięki niej łatwo można się pozbyć papierów, które już nie zostaną wykorzystane, a których nie trzeba archiwizować. Jednocześnie użycie niszczarki pozwala na skuteczniejszą ochronę danych osobowych – nie ma możliwości, by jakakolwiek osoba dotarła do treści zniszczonych dokumentów, w tym – do danych poufnych.

Przy urządzaniu biura nie można zatem zapomnieć o wyposażeniu go w niezbędne materiały i sprzęty (szafki, regały, drukarkę, niszczarkę). Warto też ustalić zasady segregowania i przechowywania dokumentów – tak, by wszyscy pracownicy robili to według jednego wzoru. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się dodatkowo na wprowadzenie polityki czystego biurka, powinni opracować odrębne założenia i umożliwić pracownikom zapoznanie się z nowymi wytycznymi.