Przechowywanie dokumentów księgowych – najlepsze metody

Przechowywanie dokumentów księgowych, to nie tylko kwestia porządku, ale również wymóg prawny. Urząd Skarbowy może skontrolować dokumenty księgowe do pięciu lat wstecz. W związku z tym, odpowiednie ich przechowywanie nie tylko gwarantuje ład, ale może również uchronić firmę przed nieprzyjemnościami, takimi jak wysoka grzywna.

Biorąc pod uwagę te wszystkie okoliczności, należy zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów księgowych. W tym wpisie prezentujemy pięć najpopularniejszych rozwiązań, dzięki którym w dokumentach księgowych zawsze będzie porządek i będą one odpowiednio zabezpieczone.

1. Do przechowywania dokumentów księgowych – najlepszy klasyczny segregator

Najprostsze rozwiązania w praktyce sprawdzają się najlepiej. Klasyczny segregator pozwala na łatwe utrzymanie porządku w dokumentach, bo wystarczy dokładać je po kolei, aby układały się chronologicznie. To znacznie ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnego dokumentu . Dodatkowo, na grzbiecie jest z reguły miejsce na podpis, co pozwala od razu zweryfikować jakie dokumenty się w nim znajdują.

2. Segregator z mechanizmem dźwigniowym – gdy dokumentów jest więcej

Segregatory z mechanizmem dźwigniowym mają wszystkie zalety klasycznych, ale dodatkową posiadają mechanizm, który umożliwia ściśnięcie większej liczby dokumentów w jednym segregatorze.

To szczególnie wygodne dla firm, które mają ograniczoną przestrzeń na dokumenty, a także tych, dla których zakładanie kolejnego segregatora może okazać się zbędne, bo i tak nie uda się go zapełnić. Nie ma w związku z tym sensu wydawać niepotrzebnie pieniędzy.

3. Pudło archiwizacyjne – idealne do przechowywania dokumentów księgowych z lat wcześniejszych

Jak wspomniano, dokumenty księgowe należy przechowywać do pięciu lat, ale nie oznacza to, że muszą być trzymane na wierzchu. O ile nie są potrzebne w firmie do bieżących prac, to bez obaw można schować je do miejsca, w którym nie będą zajmować niepotrzebnie miejsca.

Do tego sprawdzi się idealnie pudło archiwizacyjne. Jego konstrukcja chroni dokumenty  przed zniszczeniem, a także kurzem. Dodatkowo pozwala podpisać na grzbiecie lub na boku, czego dotyczą dokumenty w środku, więc bez problemu można trzymać dokumenty w porządku.

4. Karton archiwizacyjny na segregatory – gdy dokumentów jest naprawdę dużo

Taki karton archiwizacyjny na segregatory to rozwiązanie dla firm i instytucji, które mają naprawdę dużo dokumentów do przechowywania. Karton pozwala na spakowanie do środka aż siedmiu segregatorów. Wykonany powinien być z wielowarstwowej tektury, aby dokumenty w środku chronione były przed czynnikami zewnętrznymi, takimi jak wilgoć czy kurz.

Ważne jest również, aby było miejsce na opisanie segregatorów na wierzchu kartonu, żeby nie trzeba było zaglądać i sprawdzać, co jest w środku.

5. Koszulki na dokumenty

Na koniec coś niby oczywistego, ale wiele osób dbających o firmowe dokumenty i księgowych woli wkładać do segregatorów dokumenty bez żadnego zabezpieczenia. To nie jest dobre rozwiązanie. Łatwiej w taki sposób zniszczyć dokumenty księgowe. Istnieje również możliwość, że tusz z drukarki rozmaże się lub wyblaknie, a dokumenty księgowe nie tylko muszą być trzymane przez odpowiedni czas, ale również powinny być czytelne.

Dodatkowo, dzięki koszulkom na dokumenty nie trzeba ich dziurkować, co ogranicza możliwość przypadkowego rozdarcia. To tani i bardzo dobry sposób na przechowywanie pojedynczych dokumentów księgowych.