Formaty kopert i ich zastosowanie

Sprawna wysyłka listów i faktur stanowi jeden z kluczowych aspektów prowadzenia firmowej księgowości. Urząd Skarbowy wymusza na właścicielach skrupulatne gromadzenie dokumentacji powstałej podczas prowadzenia działalności biznesowej. W jaki sposób usprawnić adresowanie i wysyłkę ważnych rachunków i umów?

C5, C4, B5 – najpopularniejsze formaty kopert

Wśród najpopularniejszych formatów opakowań spotykanych w wysyłce kurierskiej warto wymienić koperty wykonane z modnego i wytrzymałego papieru kraft w brązowym kolorze. Są one wyposażone w paski samoprzylepne, które ułatwiają szczelnie zamknięcie. Dzięki niemu nie trzeba sięgać po klej ani przyklejać dodatkowo taśmy samoprzylepnej, która nie wygląda zbyt estetycznie.

Jeśli chodzi o zastosowanie tego rodzaju kopert, to można w nich transportować ważne dokumenty firmowe (umowy, rachunki, faktury), ale również inne płaskie przedmioty. Najczęściej stosowane formaty kopert to: C5, C4 i B5. Zostały wykonane z makulatury, są więc rozwiązaniem ekologicznym i bezpiecznym dla środowiska. Ponadto, zużyte koperty można w łatwy sposób poddać recyklingowi i wykorzystać ponownie.

Najpopularniejsze formaty kopert rozszerzanych

W firmach wciąż drukuje się wiele umów i faktur. Raz na jakiś czas niezbędne jest przesłanie ich kontrahentom. Aby sprawnie spakować grubszy plik dokumentów do koperty, warto sięgnąć po ich rozszerzaną wersję. Koperty brązowe rozszerzane z papieru kraft (format koperty B4) o gramaturze 120 g/m2 są znacznie mocniejsze od ich białych odpowiedników i nie drą się tak łatwo. Dzięki opcji rozszerzenia pomieszczą więcej dokumentów na raz – rozszerzają się do 25 mm.

Czym są koperty DL?

Koperty DL mają rozmiar 110x 220 mm. Używa się ich głównie do wysyłania korespondencji handlowej, umów, faktur i tym podobnych dokumentów. Są wyposażone w pasek samoprzylepny, dzięki czemu wysyłanie nawet dużej liczby listów staje się proste i nie zajmuje dużo czasu.

Formaty kopert – jak dobrać je do zawartości?

Na rynku opakowań możemy się spotkać z wieloma rodzajami i wielkościami kopert. Nie zawsze jednak wiadomo, do czego jaki format koperty wykorzystać. Jeśli chcemy wysłać grubszy dokument i obawiamy się, że nie zmieści się w standardowej kopercie, powinniśmy sięgnąć po kopertę rozszerzaną, która rozkłada się do nieco większych gabarytów. To pozwala nam zaoszczędzić na poczcie pieniądze, gdyż nie musimy wysyłać przesyłki jako paczki, lecz traktujemy ją jako list, który jest tańszy.

Ponadto, koperty rozszerzane, dzięki odpowiedniej gramaturze i grubości, nie zdradzają zawartości opakowania. Wysyłając dokumenty mamy pewność, że druk znajdujący się wewnątrz koperty jest widoczny w minimalnym stopniu. W tego typu kopertach możemy wysyłać albumy, książki, katalogi i innego rodzaju dokumenty. Koperty brązowe warto wybrać także z uwagi na ich sposób pakowania – można je zakleić za pomocą paska samoklejącego, bez konieczności stosowania dodatkowych taśm, kleju i zszywek.

Do wysyłania materiałów poligraficznych o dużych rozmiarach, znacznie przekraczających wielkość standardowych kopert, zdecydowanie najlepiej sprawdzą się kartonowe tuby z zatyczką, które uchronią cenną zawartość przed zgnieceniem i zniszczeniem. To rozwiązanie w pełni przyjazne dla środowiska naturalnego.

Źródło zdjęcia wyróżniającego: unsplash.com/pixabay.com