Na czym polega inwentaryzacja magazynu?

Inwentaryzacja magazynu to ważny proces, pozwalający na skontrolowanie stanu zapasów oraz liczby przechowywanych produktów. Jest to również prawny obowiązek, o którym powinien pamiętać każdy przedsiębiorca. Na czym to polega oraz kto i kiedy przeprowadza inwentaryzację w magazynie? Wyjaśniamy najważniejsze kwestie.

Co to jest inwentaryzacja?

Inwentaryzacja to rutynowa procedura, umożliwiająca ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów zgromadzonych przez przedsiębiorstwo. Na czym polega inwentaryzacja? Jest to spis ilościowy oraz wartościowy towarów znajdujących się w jednym lub kilku magazynach. Oznacza to, że wszystkie produkty i wyposażenie magazynu muszą zostać przeliczone oraz porównane ze stanem ewidencji księgowej.

Po co robi się inwentaryzację? Celem procesu jest aktualizacja stanu magazynowego wraz ze wskazaniem nadwyżek oraz braków. Inwentaryzacja dostarcza więc wyczerpujących informacji na temat liczby, wartości czy charakterystyki produktów znajdujących się w magazynie.

Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja ułatwia monitorowanie zasobów magazynu oraz pozwala na szybkie zidentyfikowanie problemów. A to może z kolei wpłynąć na efektywność operacyjną oraz zapobiec stratom finansowym. Co ważne, istnieje kilka metod przeprowadzania inwentaryzacji. Jedną z podstawowych jest spis z natury, czyli remanent.

Kontrolowanie zapasów może być łatwiejsze, jeśli infrastruktura magazynu będzie odpowiednio rozplanowana. Jak urządzić i podzielić magazyn? Przeczytaj nasz ostatni wpis.

Kto i kiedy przeprowadza inwentaryzację w magazynie?

To, kiedy przeprowadza się inwentaryzację, zależy od jej rodzaju, wybranej metody, a także regulaminu firmy. Podstawowym terminem jest dzień zakończenia roku obrotowego (zazwyczaj jest to 31 grudnia). Niektóre przedsiębiorstwa decydują się jednak na wykonywanie inwentaryzacji również w innych okresach w roku, co jest jednak ustalane wewnętrznie.

Kto przeprowadza inwentaryzację w magazynie? Wszystko zależy od wielkości i struktury organizacyjnej firmy. Zarządzanie inwentaryzacją należy zwykle do obowiązków kierownika magazynu, menadżera lub zarządcy do spraw zapasów. W przypadku większych przedsiębiorstw często zleca się inwentaryzację zewnętrznym firmom.

Zastanawiając się nad tym, kto i kiedy przeprowadza inwentaryzację w magazynie, należy wspomnieć o komisji inwentaryzacyjnej, powoływanej przez osobę zarządzającą procesem. Komisja może dzielić się na mniejsze zespoły (np. zespół spisowy), a jej zadaniem jest nadzorowanie i realizacja całego procesu. Do sprawnej inwentaryzacji wykorzystuje się też liczne akcesoria, takie jak np. pojemne opakowania kartonowe.

Jakie są rodzaje inwentaryzacji w magazynie?

Inwentaryzacja magazynu może być wykonywana w różnych sytuacjach i z określoną częstotliwością. Biorąc pod uwagę, kiedy przeprowadza się inwentaryzację, wyróżniamy jej następujące rodzaje:

• inwentaryzacja roczna – raz do roku,
• inwentaryzacja okresowa – np. kwartalna, miesięczna,
• inwentaryzacja stała – odbywa się na bieżąco,
• inwentaryzacja kontrolna – przeprowadzana bez uprzedzenia,
• inwentaryzacja nadzwyczajna – realizowana z określonego powodu.

Zliczanie stanu odbywa się w niektórych magazynach rutynowo, podczas przyjmowania i wydawania towarów, a także przy zmianach personalnych w kadrze kierowniczej.

Co grozi za nieprzeprowadzenie inwentaryzacji?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości przeprowadzanie inwentaryzacji magazynu jest obowiązkowe raz na 2 lata. Do kiedy trzeba zrobić inwentaryzację? Podstawowym terminem jest ostatni dzień roku obrotowego. Za niedotrzymanie terminów określonych w ustawie o rachunkowości grozi kara grzywny w wysokości do 3500 zł. Konsekwencją może być też kontrola skarbowa.

Pamiętając, na czym polega inwentaryzacja, można uzyskać wiele cennych informacji na temat pracy magazynu oraz zoptymalizować jego pracę. Aby realizacja procesu była prostsza i mniej czasochłonna warto zadbać również o odpowiednie wyposażenie, takie jak regały czy stoły robocze. Znajdziesz je w Raja – wytrzymałe meble i akcesoria pomogą w optymalizacji przestrzeni i wspomogą zarządzanie magazynem.

Najczęściej zadawane pytania o inwentaryzację magazynu

Wiedza na temat tego, czym jest inwentaryzacja, pozwala na precyzyjne kontrolowanie stanu towarów w magazynie. Jakie pytania mogą się w związku z tym pojawiać? Poznaj najpopularniejsze z nich.

Ile trwa inwentaryzacja magazynu?

To, ile trwa inwentaryzacja, zależy od liczby towarów oraz wielkości i specyfiki magazynu. Zazwyczaj jest przeprowadzana w godzinach nocnych i zajmuje 6-12 godzin.

Co to jest inwentaryzacja nadzwyczajna?

Jeśli inwentaryzacja magazynu jest wykonywana poza regularnymi terminami, jest to inwentaryzacja nadzwyczajna. Co to znaczy? Taki rodzaj inwentaryzacji może zostać przeprowadzony np. w celu ochrony mienia firmy.

Czy inwentaryzacja jest obowiązkowa?

Wszystkie jednostki gospodarcze prowadzące księgi handlowe powinny wiedzieć, kiedy niezbędna jest inwentaryzacja. Czy jest obowiązkowa? Zgodnie z ustawą o rachunkowości  inwentaryzacja magazynu (a dokładniej zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach), musi być przeprowadzana na koniec roku obrotowego co najmniej raz na 2 lata.