Co to są różnice inwentaryzacyjne?

Różnice inwentaryzacyjne to zagadnienie znane w każdej firmie prowadzącej obsługę magazynową. Nawet przy najlepiej zorganizowanych procesach zdarza się, że stan faktyczny towarów nie zgadza się z tym, który widnieje w dokumentach. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność wyjaśnienia rozbieżności, obliczenia niedoborów lub nadwyżek oraz ich prawidłowego rozliczenia. Dowiedz się, jak obliczyć różnice inwentaryzacyjne i je wyjaśnić.

Co to są różnice inwentaryzacyjne i jakie są ich przyczyny?

Różnice inwentaryzacyjne to rozbieżności pomiędzy liczbą i wartością towarów wykazanych w ewidencji magazynowej a faktycznym stanem ustalonym podczas spisu z natury. Mogą one dotyczyć zarówno niedoborów (stwierdzonych braków), jak i nadwyżek (większej ilości towaru niż w dokumentacji). Przyczyny takich niezgodności bywają różne, a najczęściej są to:

• błędy ewidencyjne – pomyłki przy przyjęciu lub wydaniu towaru, złe oznaczenia, błędne wpisy w systemie;
• uszkodzenia i naturalne ubytki – np. zepsucie się żywności, wycieki płynów, utrata wagi materiału w wyniku suszenia;
• braki organizacyjne – niewłaściwa organizacja pracy i wyposażenie magazynu, brak kontroli jakości, nieodpowiednie oznakowanie, nieprawidłowy system obiegu dokumentów;
• złe zabezpieczenie towaru – np. użycie nieodpowiednich kartonów, co doprowadziło do uszkodzeń w transporcie i przechowywaniu;
• kradzieże lub nieuczciwe praktyki.

Co, jeśli inwentaryzacja się nie zgadza?

Kiedy komisja inwentaryzacyjna stwierdzi, że liczba towarów w magazynie nie odpowiada tej wykazanej w dokumentacji, należy wdrożyć odpowiednie procedury. W odpowiednim protokole dokumentuje się rodzaj i wielkość różnicy oraz wskazuje miejsce jej powstania. Następnie ustala się, jakie są przyczyny niezgodności – czy różnica wynika z błędu ludzkiego, zaniedbania, czy też z przyczyn naturalnych.

Aby uniknąć dalszych strat, od razu po stwierdzeniu niezgodności należy podjąć działania organizacyjne mające na celu zabezpieczenie towaru, takie jak: poprawa oznaczenia czy wzmocnienie kontroli. Warto też wiedzieć, jak przeprowadzić inwentaryzację w magazynie w poprawny sposób. Dalsze rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych zależy od oceny kierownika jednostki oraz działu księgowego.

Jak obliczyć różnice inwentaryzacyjne?

Obliczanie różnic inwentaryzacyjnych opiera się na prostym działaniu – od stanu faktycznego należy odjąć stan ewidencyjny. Wynikiem jest różnica inwentaryzacyjna, przy czym, jeśli liczba jest ujemna, mamy do czynienia z niedoborem, a jeśli dodatnia – wystąpiła nadwyżka. Wartość różnic oblicza się, mnożąc ilość brakującą lub nadmiarową przez cenę jednostkową towaru.

Przykładowo, jeśli w systemie znajduje się 120 sztuk towaru, a w magazynie w czasie inwentaryzacji stwierdzono 115 sztuk, różnica inwentaryzacyjna wyniesie -5 sztuk towaru, co oznacza jego niedobór. Jeśli cena jednej sztuki wynosi 100 zł, całkowita wartość niedoboru to 500 zł.

Jak napisać wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych?

Jeśli podczas inwentaryzacji magazynu powstają rozbieżności, należy sporządzić protokół wyjaśniający. Dokument ten powinien zawierać przede wszystkim opis różnicy – liczba, wartość i rodzaj towaru. Należy również opisać przyczynę niezgodności (np. pomyłka w ewidencji, uszkodzenie, brak zabezpieczenia).

W protokole znajduje się także informacja o tym, kto jest odpowiedzialny za taki stan rzeczy – czy różnica wynika z zaniedbań pracownika, czy z czynników niezależnych. Na koniec komisja inwentaryzacyjna opisuje swoje zalecenia dotyczące rozliczenia i zapobiegania podobnym sytuacjom. Protokół powinien być rzeczowy, oparty na faktach i dokumentach źródłowych.

Jak rozliczyć różnice inwentaryzacyjne?

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych to formalny proces finansowy. Różnice można rozliczyć na różne sposoby – np. naturalne ubytki czy uszkodzenia wynikające z właściwości towaru można wliczyć w koszty działalności jako niedobory uzasadnione. Nadwyżki traktowane są jako przychód firmy, który należy ująć w ewidencji, a niedobory nieuzasadnione – wynikające z błędów, zaniedbań lub kradzieży – mogą skutkować obciążeniem pracownika lub dostawcy. Ostateczną decyzję o sposobie rozliczenia różnic podejmuje kierownik jednostki w porozumieniu z głównym księgowym.

Najczęściej zadawane pytania o różnice inwentaryzacyjne

Różnice inwentaryzacyjne to złożone zagadnienie, które często budzi wątpliwości. Poniżej znajdują się odpowiedzi na najczęściej zadawane w tym obszarze pytania.

Co to jest różnica inwentaryzacyjna?

To niezgodność pomiędzy stanem faktycznym towaru w magazynie a danymi widniejącymi w dokumentacji.

Jakie są przyczyny różnic inwentaryzacyjnych?

Różnice inwentaryzacyjne najczęściej wynikają z błędów ewidencyjnych, kradzieży, uszkodzeń towarów oraz braków w organizacji pracy magazynu.

Kto decyduje o rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych?

Decyzję podejmuje kierownik jednostki wraz z działem księgowym na podstawie protokołu komisji inwentaryzacyjnej.

Czy różnice inwentaryzacyjne są kosztem podatkowym?

Tylko w przypadku, gdy wynikają z udokumentowanych i niezależnych od firmy przyczyn, np. naturalnych ubytków.

Czy pracodawca może obciążyć pracownika za braki w towarze?

Tak, ale tylko wtedy, gdy pracownik miał powierzone mienie z obowiązkiem zwrotu i udowodniono jego winę.

	Pojemnik plastikowy Euro RAJA Praktyczny pojemnik: doskonale dopasowany do wszystkich innych skrzyń typu Euro, przeznaczony do paletyzacji.
	Kompletny stół do pakowania RAJA Wysoka jakość wykonania.
	Wózek paletowy ręczny RAJA 2000 kg Łatwy w obsłudze.