{"id":103,"date":"2017-10-23T12:38:36","date_gmt":"2017-10-23T11:38:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/?p=103"},"modified":"2026-05-08T14:58:16","modified_gmt":"2026-05-08T13:58:16","slug":"przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody","title":{"rendered":"Jak przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe? Zasady, okresy i przepisy"},"content":{"rendered":"<p>Prawid\u0142owe przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych to nie tylko czysta formalno\u015b\u0107 \u2014 zapewnia r\u00f3wnie\u017c ochron\u0119 firmy przed problemami podczas kontroli, audytu czy sporu z urz\u0119dem. B\u0142\u0119dy w archiwizacji mog\u0105 natomiast utrudni\u0107 odtworzenie historii operacji i narazi\u0107 przedsi\u0119biorc\u0119 na sankcje. Dowiedz si\u0119, jak przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe, jak d\u0142ugo to robi\u0107 i kiedy mo\u017cna je bezpiecznie zniszczy\u0107.<\/p>\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_67_1 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title \" >Table of Contents<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><a href=\"#\" class=\"ez-toc-pull-right ez-toc-btn ez-toc-btn-xs ez-toc-btn-default ez-toc-toggle\" aria-label=\"Toggle Table of Content\"><span class=\"ez-toc-js-icon-con\"><span class=\"\"><span class=\"eztoc-hide\" style=\"display:none;\">Toggle<\/span><span class=\"ez-toc-icon-toggle-span\"><svg style=\"fill: #999;color:#999\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" class=\"list-377408\" width=\"20px\" height=\"20px\" viewBox=\"0 0 24 24\" fill=\"none\"><path d=\"M6 6H4v2h2V6zm14 0H8v2h12V6zM4 11h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2zM4 16h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2z\" fill=\"currentColor\"><\/path><\/svg><svg style=\"fill: #999;color:#999\" class=\"arrow-unsorted-368013\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"10px\" height=\"10px\" viewBox=\"0 0 24 24\" version=\"1.2\" baseProfile=\"tiny\"><path d=\"M18.2 9.3l-6.2-6.3-6.2 6.3c-.2.2-.3.4-.3.7s.1.5.3.7c.2.2.4.3.7.3h11c.3 0 .5-.1.7-.3.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7zM5.8 14.7l6.2 6.3 6.2-6.3c.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7c-.2-.2-.4-.3-.7-.3h-11c-.3 0-.5.1-.7.3-.2.2-.3.5-.3.7s.1.5.3.7z\"\/><\/svg><\/span><\/span><\/span><\/a><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Jakie_dokumenty_nalezy_przechowywac\" title=\"Jakie dokumenty nale\u017cy przechowywa\u0107?\">Jakie dokumenty nale\u017cy przechowywa\u0107?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Jak_dlugo_nalezy_przechowywac_dokumenty_ksiegowe\" title=\"Jak d\u0142ugo nale\u017cy przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe?\">Jak d\u0142ugo nale\u017cy przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Gdzie_i_w_jakiej_formie_mozna_przechowywac_dokumenty_ksiegowe\" title=\"Gdzie i w jakiej formie mo\u017cna przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe?\">Gdzie i w jakiej formie mo\u017cna przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Archiwizacja_tradycyjna\" title=\"Archiwizacja tradycyjna\">Archiwizacja tradycyjna<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Archiwizacja_elektroniczna\" title=\"Archiwizacja elektroniczna\">Archiwizacja elektroniczna<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Kiedy_mozna_bezpiecznie_pozbyc_sie_dokumentow\" title=\"Kiedy mo\u017cna bezpiecznie pozby\u0107 si\u0119 dokument\u00f3w?\">Kiedy mo\u017cna bezpiecznie pozby\u0107 si\u0119 dokument\u00f3w?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Najczesciej_zadawane_pytania_o_przechowywanie_dokumentow_ksiegowych\" title=\"Najcz\u0119\u015bciej zadawane pytania o przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych\">Najcz\u0119\u015bciej zadawane pytania o przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Jak_dlugo_trzeba_przechowywac_dokumenty_ksiegowe\" title=\"Jak d\u0142ugo trzeba przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe?\">Jak d\u0142ugo trzeba przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Przez_jaki_okres_nalezy_przechowywac_dokumenty_kadrowo-placowe\" title=\"Przez jaki okres nale\u017cy przechowywa\u0107 dokumenty kadrowo-p\u0142acowe?\">Przez jaki okres nale\u017cy przechowywa\u0107 dokumenty kadrowo-p\u0142acowe?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Czy_mozna_niszczyc_dokumenty_ksiegowe_po_uplywie_wymaganego_okresu\" title=\"Czy mo\u017cna niszczy\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe po up\u0142ywie wymaganego okresu?\">Czy mo\u017cna niszczy\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe po up\u0142ywie wymaganego okresu?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Czy_dokumenty_ksiegowe_mozna_przechowywac_w_prywatnym_domu\" title=\"Czy dokumenty ksi\u0119gowe mo\u017cna przechowywa\u0107 w prywatnym domu?\">Czy dokumenty ksi\u0119gowe mo\u017cna przechowywa\u0107 w prywatnym domu?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\/#Co_grozi_za_nieprawidlowe_przechowywanie_dokumentow_ksiegowych\" title=\"Co grozi za nieprawid\u0142owe przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych?\">Co grozi za nieprawid\u0142owe przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych?<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Jakie_dokumenty_nalezy_przechowywac\"><\/span>Jakie dokumenty nale\u017cy przechowywa\u0107?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Obowi\u0105zek przechowywania dokumentacji wynika przede wszystkim z ustawy z 29 wrze\u015bnia 1994 r. o rachunkowo\u015bci, kt\u00f3ra reguluje prowadzenie ksi\u0105g, dowod\u00f3w ksi\u0119gowych i sprawozda\u0144 finansowych. Ustawa wskazuje te\u017c zasady ich porz\u0105dkowania, udost\u0119pniania i archiwizacji. Do dokument\u00f3w ksi\u0119gowych zalicza si\u0119 w szczeg\u00f3lno\u015bci:<\/p>\n<ul>\n<li>ksi\u0119gi rachunkowe,<\/li>\n<li>dowody ksi\u0119gowe, w tym faktury, rachunki, paragony, noty i wyci\u0105gi bankowe,<\/li>\n<li>dokumenty inwentaryzacyjne,<\/li>\n<li>dokumentacj\u0119 przyj\u0119tych zasad rachunkowo\u015bci,<\/li>\n<li>sprawozdania finansowe,<\/li>\n<li>dokumenty dotycz\u0105ce \u015brodk\u00f3w trwa\u0142ych w budowie, kredyt\u00f3w, po\u017cyczek, um\u00f3w handlowych i roszcze\u0144,<\/li>\n<li>karty wynagrodze\u0144 i cz\u0119\u015b\u0107 dokumentacji p\u0142acowej.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wed\u0142ug ustawy dokumenty nale\u017cy przechowywa\u0107 <em>\u201ew oryginalnej postaci, w ustalonym porz\u0105dku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksi\u0105g rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w spos\u00f3b pozwalaj\u0105cy na ich \u0142atwe odszukanie\u201d<\/em>. Warto wi\u0119c od pocz\u0105tku dobrze zorganizowa\u0107 swoje archiwum. Pomagaj\u0105 w tym opisane i u\u0142o\u017cone chronologicznie segregatory oraz <a href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/artykuly-biurowe\/archiwizacja-segregacja\/koszulki-teczki-na-dokumenty_C211040.html\">koszulki i teczki na dokumenty<\/a>, dzi\u0119ki kt\u00f3rym \u0142atwiej zachowa\u0107 porz\u0105dek i szybko odnale\u017a\u0107 potrzebne akta.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Jak_dlugo_nalezy_przechowywac_dokumenty_ksiegowe\"><\/span>Jak d\u0142ugo nale\u017cy przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Aktualn\u0105 podstaw\u0105 prawn\u0105 opisuj\u0105c\u0105 archiwizacj\u0119 dokumentacji jest ustawa z 29 wrze\u015bnia 1994 r. o rachunkowo\u015bci, zw\u0142aszcza art. 74, oraz Ordynacja podatkowa. Jaki okres przechowywania dokument\u00f3w ksi\u0119gowych okre\u015blony jest w tych przepisach? Ordynacja podatkowa stanowi, \u017ce <em>\u201epodatnicy obowi\u0105zani do prowadzenia ksi\u0105g podatkowych przechowuj\u0105 ksi\u0119gi i zwi\u0105zane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu up\u0142ywu okresu przedawnienia zobowi\u0105zania podatkowego\u201d<\/em>. Okres ten co do zasady wynosi 5 lat od ko\u0144ca roku kalendarzowego, w kt\u00f3rym up\u0142yn\u0105\u0142 termin p\u0142atno\u015bci podatku.<\/p>\n<p>A jak d\u0142ugo trzeba przechowywa\u0107 dowody ksi\u0119gowe wed\u0142ug ustawy o rachunkowo\u015bci? Okre\u015bla ona, \u017ce ksi\u0119gi rachunkowe powinny by\u0107 archiwizowane przez 5 lat, a okres ten liczy si\u0119 od pocz\u0105tku roku nast\u0119puj\u0105cego po roku obrotowym, kt\u00f3rego dotycz\u0105 dane zbiory.<\/p>\n<p><strong>Odpowied\u017a na pytanie, jak d\u0142ugo przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe, to najcz\u0119\u015bciej minimum 5 lat, ale dla niekt\u00f3rych dokument\u00f3w okres ten powinien by\u0107 d\u0142u\u017cszy. <\/strong>Cz\u0119\u015b\u0107 dokumentacji pracowniczej i p\u0142acowej podlega innym terminom ni\u017c klasyczne dowody ksi\u0119gowe. Pami\u0119taj, by kierowa\u0107 si\u0119 nie tylko ustaw\u0105 o rachunkowo\u015bci, lecz tak\u017ce przepisami podatkowymi i kadrowymi. W poni\u017cszej tabeli przedstawiono, jak d\u0142ugo powinny by\u0107 przechowywane dokumenty ksi\u0119gowe, kt\u00f3re s\u0105 spotykane najcz\u0119\u015bciej:<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<table width=\"602\">\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"297\"><strong>Rodzaj dokumentu<\/strong><\/td>\n<td width=\"305\"><strong>Minimalny okres<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"297\">Ksi\u0119gi rachunkowe<\/td>\n<td width=\"305\">5 lat od zamkni\u0119cia roku podatkowego<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"297\">Dowody ksi\u0119gowe dotycz\u0105ce wp\u0142yw\u00f3w ze sprzeda\u017cy detalicznej<\/td>\n<td width=\"305\">do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"297\">Zatwierdzone sprawozdania finansowe<\/td>\n<td width=\"305\">co najmniej 5 lat<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"297\">Dokumenty inwentaryzacyjne<\/td>\n<td width=\"305\">5 lat<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"297\">Dokumentacja przyj\u0119tej metody prowadzenia rachunkowo\u015bci<\/td>\n<td width=\"305\">min. 5 lat od utraty wa\u017cno\u015bci<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"297\">Umowy i kontrakty<\/td>\n<td width=\"305\">min. 5 lat od wyga\u015bni\u0119cia (d\u0142u\u017cej, je\u015bli trwa sp\u00f3r s\u0105dowy)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"297\">Dokumenty r\u0119kojmi i reklamacji<\/td>\n<td width=\"305\">1 rok po up\u0142ywie r\u0119kojmi lub rozliczeniu reklamacji<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"297\">Dokumenty dotycz\u0105ce kredyt\u00f3w, po\u017cyczek, \u015brodk\u00f3w trwa\u0142ych w budowie, roszcze\u0144<\/td>\n<td width=\"305\">5 lat od pocz\u0105tku roku po ostatecznym zako\u0144czeniu, sp\u0142acie, rozliczeniu lub przedawnieniu<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"297\">Karty wynagrodze\u0144 pracownik\u00f3w<\/td>\n<td width=\"305\">min. 5 lat (dok\u0142adny okres zale\u017cy od przepis\u00f3w emerytalnych, rentowych oraz podatkowych)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"297\">Dokumentacja pracownicza (np. karty ewidencji pracy, dokumentacja ZUS)<\/td>\n<td width=\"305\">przez okres zatrudnienia + 10 lat od momentu rozwi\u0105zania stosunku pracy (dla um\u00f3w zawartych od 2019 roku) lub 50 lat (dla um\u00f3w starszych, z mo\u017cliwo\u015bci\u0105 skr\u00f3cenia do 10 lat)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"297\">Dokumenty podatkowe (deklaracje CIT, PIT, VAT)<\/td>\n<td width=\"305\">5 lat, licz\u0105c od ko\u0144ca roku, w kt\u00f3rym up\u0142yn\u0105\u0142 termin zap\u0142aty podatku<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2><\/h2>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Gdzie_i_w_jakiej_formie_mozna_przechowywac_dokumenty_ksiegowe\"><\/span>Gdzie i w jakiej formie mo\u017cna przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Ustawa o rachunkowo\u015bci zaleca przechowywanie dokument\u00f3w w ustalonym porz\u0105dku, w spos\u00f3b pozwalaj\u0105cy na ich \u0142atwe odszukanie. Przewiduje te\u017c mo\u017cliwo\u015b\u0107 przechowywania cz\u0119\u015bci zbior\u00f3w poza jednostk\u0105, je\u015bli zostan\u0105 one przekazane podmiotowi \u015bwiadcz\u0105cemu us\u0142ugi archiwizacji. Przepisy dopuszczaj\u0105 r\u00f3wnie\u017c no\u015bniki informatyczne i wydruki odtwarzaj\u0105ce tre\u015b\u0107 dokumentu, co oznacza mo\u017cliwo\u015b\u0107 archiwizacji elektronicznej. W praktyce dokumenty mo\u017cna przechowywa\u0107:<\/p>\n<ul>\n<li>w siedzibie firmy,<\/li>\n<li>w wydzielonym archiwum lub magazynie,<\/li>\n<li>u zewn\u0119trznego operatora,<\/li>\n<li>w systemie elektronicznym.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dowiedz si\u0119 wi\u0119cej: <a href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/jak-przechowywac-dokumenty-w-magazynie\">Jak przechowywa\u0107 dokumenty w magazynie?<\/a><\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Archiwizacja_tradycyjna\"><\/span>Archiwizacja tradycyjna<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>W przypadku przechowywania dokument\u00f3w w formie papierowej kluczowa jest ochrona akt przed wilgoci\u0105, ograniczony dost\u0119p os\u00f3b postronnych i podzia\u0142 dokument\u00f3w wed\u0142ug lat oraz typ\u00f3w. <strong>W praktyce najcz\u0119\u015bciej wykorzystywane s\u0105 klasyczne <\/strong><a href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/artykuly-biurowe\/archiwizacja-segregacja\/segregatory_C211030.html\"><strong>segregatory<\/strong><\/a><strong>, kt\u00f3re umo\u017cliwiaj\u0105 wygodne zorganizowanie akt, ich opisanie i sk\u0142adowanie. <\/strong>Przy wi\u0119kszej ilo\u015bci dokument\u00f3w mo\u017cna skorzysta\u0107 tak\u017ce z pude\u0142 archiwizacyjnych.<\/p>\n<p>Je\u015bli chcesz szerzej pozna\u0107 proces tworzenia firmowego archiwum, sprawd\u017a wpis: <a href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/jak-archiwizowac-dokumenty-w-firmie\">Jak archiwizowa\u0107 dokumenty w firmie?<\/a><\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Archiwizacja_elektroniczna\"><\/span>Archiwizacja elektroniczna<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Je\u015bli firma decyduje si\u0119 na przechowywanie dokumentacji w systemie elektronicznym, wa\u017cne jest zachowanie czytelno\u015bci i kompletno\u015bci danych oraz mo\u017cliwo\u015b\u0107 ich szybkiego udost\u0119pniania, odczytu czy wydruku. Nale\u017cy umie\u015bci\u0107 dokumenty na trwa\u0142ych no\u015bnikach cyfrowych lub w chmurze i zadba\u0107 o kopie zapasowe, a dane ochroni\u0107 przed nieuprawnionymi zmianami, usuni\u0119ciem czy rozpowszechnieniem.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Kiedy_mozna_bezpiecznie_pozbyc_sie_dokumentow\"><\/span>Kiedy mo\u017cna bezpiecznie pozby\u0107 si\u0119 dokument\u00f3w?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Dokumenty mo\u017cna zniszczy\u0107 dopiero po up\u0142ywie wymaganego czasu, jak d\u0142ugo nale\u017cy przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe. Nale\u017cy tak\u017ce upewni\u0107 si\u0119, \u017ce nie toczy si\u0119 post\u0119powanie podatkowe, s\u0105dowe ani kontrolne, kt\u00f3re mog\u0142oby wymaga\u0107 ich okazania.<\/p>\n<p>Rozporz\u0105dzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nak\u0142ada obowi\u0105zek trwa\u0142ego i nieodwracalnego usuni\u0119cia danych osobowych po up\u0142ywie okresu ich przetwarzania \u2014 zniszczenie powinno uniemo\u017cliwia\u0107 odczytanie i ponowne wykorzystanie danych. <strong>W przypadku dokument\u00f3w papierowych zawieraj\u0105cych dane osobowe nie mo\u017cna ich wi\u0119c po prostu wyrzuci\u0107 do zwyk\u0142ego pojemnika \u2014 zniszczenie powinno by\u0107 procesem trwa\u0142ym, kontrolowanym i udokumentowanym. <\/strong>Najlepiej u\u017cy\u0107 profesjonalnej <a href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/_C217010.html\">niszczarki<\/a> albo zleci\u0107 utylizacj\u0119 wyspecjalizowanej firmie.<\/p>\n<p>Spos\u00f3b post\u0119powania z dokumentami elektronicznymi okre\u015bla Rozporz\u0105dzenie<\/p>\n<p>Ministra Spraw Wewn\u0119trznych i Administracji z dnia 30 pa\u017adziernika 2006 r. w sprawie szczeg\u00f3\u0142owego sposobu post\u0119powania z dokumentami elektronicznymi. M\u00f3wi ono, \u017ce dane nale\u017cy zniszczy\u0107 w spos\u00f3b w\u0142a\u015bciwy dla technologii zapisu.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Najczesciej_zadawane_pytania_o_przechowywanie_dokumentow_ksiegowych\"><\/span>Najcz\u0119\u015bciej zadawane pytania o przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Poni\u017cej znajdziesz odpowiedzi na najcz\u0119stsze w\u0105tpliwo\u015bci przedsi\u0119biorc\u00f3w zwi\u0105zane z archiwizacj\u0105 akt, odpowiedzialno\u015bci\u0105 i tym, przez jaki okres nale\u017cy przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Jak_dlugo_trzeba_przechowywac_dokumenty_ksiegowe\"><\/span>Jak d\u0142ugo trzeba przechowywa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Najcz\u0119\u015bciej 5 lat, ale dok\u0142adny termin zale\u017cy od rodzaju dokument\u00f3w i celu ich przechowywania.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Przez_jaki_okres_nalezy_przechowywac_dokumenty_kadrowo-placowe\"><\/span>Przez jaki okres nale\u017cy przechowywa\u0107 dokumenty kadrowo-p\u0142acowe?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>W przypadku os\u00f3b zatrudnionych od 2019 r. dokumentacja pracownicza jest przechowywana 10 lat od ko\u0144ca roku kalendarzowego, w kt\u00f3rym usta\u0142 stosunek pracy lub zako\u0144czy\u0142a si\u0119 umowa. Dokumenty pracownik\u00f3w zatrudnionych wcze\u015bniej nale\u017cy przechowywa\u0107 50 lat, chyba \u017ce spe\u0142niono warunki jego skr\u00f3cenia tego okresu.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Czy_mozna_niszczyc_dokumenty_ksiegowe_po_uplywie_wymaganego_okresu\"><\/span>Czy mo\u017cna niszczy\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe po up\u0142ywie wymaganego okresu?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Tak, ale dopiero gdy termin rzeczywi\u015bcie min\u0105\u0142 i nie ma przeszk\u00f3d prawnych do ich zniszczenia (np. trwaj\u0105ce post\u0119powania).<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Czy_dokumenty_ksiegowe_mozna_przechowywac_w_prywatnym_domu\"><\/span>Czy dokumenty ksi\u0119gowe mo\u017cna przechowywa\u0107 w prywatnym domu?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Najlepiej zorganizowa\u0107 archiwum w siedzibie firmy, ale ustawa o rachunkowo\u015bci dopuszcza tak\u017ce przechowywanie cz\u0119\u015bci dokument\u00f3w poza jednostk\u0105, je\u015bli zostan\u0105 przekazane jednostce \u015bwiadcz\u0105cej us\u0142ugi przechowywania dokument\u00f3w \u2014 np. w biurze rachunkowym lub profesjonalnym magazynie dokument\u00f3w. Dokumenty musz\u0105 by\u0107 uporz\u0105dkowane i zabezpieczone, nale\u017cy r\u00f3wnie\u017c powiadomi\u0107 urz\u0105d skarbowy o miejscu prowadzenia ksi\u0105g rachunkowych oraz zapewni\u0107 ich dost\u0119pno\u015b\u0107 organom kontroli.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Co_grozi_za_nieprawidlowe_przechowywanie_dokumentow_ksiegowych\"><\/span>Co grozi za nieprawid\u0142owe przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Konsekwencje mog\u0105 obejmowa\u0107 problemy dowodowe w razie kontroli, sp\u00f3r z organem podatkowym, a tak\u017ce sankcje za naruszenia (np. brak ksi\u0105g rachunkowych lub ich wadliwe prowadzenie) wynikaj\u0105ce z przepis\u00f3w karnych i karnych skarbowych.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Prawid\u0142owe przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych to nie tylko czysta formalno\u015b\u0107 \u2014 zapewnia r\u00f3wnie\u017c ochron\u0119 firmy przed problemami podczas kontroli, audytu czy sporu z urz\u0119dem. B\u0142\u0119dy w archiwizacji mog\u0105 natomiast utrudni\u0107 odtworzenie [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":39,"featured_media":5247,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[250],"tags":[],"class_list":["post-103","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-jak-dobrac-karton"],"acf":[],"yoast_head":"\n<title>Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych | Blog RAJA<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych, to nie tylko kwestia porz\u0105dku, ale r\u00f3wnie\u017c wym\u00f3g prawny. Urz\u0105d Skarbowy mo\u017ce skontrolowa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe do pi\u0119ciu lat wstecz.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"pl_PL\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych | Blog RAJA\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych, to nie tylko kwestia porz\u0105dku, ale r\u00f3wnie\u017c wym\u00f3g prawny. Urz\u0105d Skarbowy mo\u017ce skontrolowa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe do pi\u0119ciu lat wstecz.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"BIZNES DOBRZE OPAKOWANY\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2017-10-23T11:38:36+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2026-05-08T13:58:16+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-content\/uploads\/2017\/10\/jak-przechowywac-dokumenty-ksiegowe.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"1000\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"778\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/jpeg\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"RAJA\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Napisane przez\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"RAJA\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Szacowany czas czytania\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"7 minut\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\n\t    \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n\t    \"@graph\": [\n\t        {\n\t            \"@type\": \"WebPage\",\n\t            \"@id\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\",\n\t            \"url\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\",\n\t            \"name\": \"Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych | Blog RAJA\",\n\t            \"isPartOf\": {\n\t                \"@id\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/#website\"\n\t            },\n\t            \"primaryImageOfPage\": {\n\t                \"@id\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody#primaryimage\"\n\t            },\n\t            \"image\": {\n\t                \"@id\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody#primaryimage\"\n\t            },\n\t            \"thumbnailUrl\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-content\/uploads\/2017\/10\/jak-przechowywac-dokumenty-ksiegowe.jpg\",\n\t            \"datePublished\": \"2017-10-23T11:38:36+00:00\",\n\t            \"dateModified\": \"2026-05-08T13:58:16+00:00\",\n\t            \"author\": {\n\t                \"@id\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/#\/schema\/person\/9bcea0d1de41f7096a6854720473a792\"\n\t            },\n\t            \"description\": \"Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych, to nie tylko kwestia porz\u0105dku, ale r\u00f3wnie\u017c wym\u00f3g prawny. Urz\u0105d Skarbowy mo\u017ce skontrolowa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe do pi\u0119ciu lat wstecz.\",\n\t            \"inLanguage\": \"pl-PL\",\n\t            \"potentialAction\": [\n\t                {\n\t                    \"@type\": \"ReadAction\",\n\t                    \"target\": [\n\t                        \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody\"\n\t                    ]\n\t                }\n\t            ]\n\t        },\n\t        {\n\t            \"@type\": \"ImageObject\",\n\t            \"inLanguage\": \"pl-PL\",\n\t            \"@id\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody#primaryimage\",\n\t            \"url\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-content\/uploads\/2017\/10\/jak-przechowywac-dokumenty-ksiegowe.jpg\",\n\t            \"contentUrl\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-content\/uploads\/2017\/10\/jak-przechowywac-dokumenty-ksiegowe.jpg\",\n\t            \"width\": 1000,\n\t            \"height\": 778\n\t        },\n\t        {\n\t            \"@type\": \"WebSite\",\n\t            \"@id\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/#website\",\n\t            \"url\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/\",\n\t            \"name\": \"BIZNES DOBRZE OPAKOWANY\",\n\t            \"description\": \"Porady ekspert\u00f3w do spraw opakowa\u0144\",\n\t            \"potentialAction\": [\n\t                {\n\t                    \"@type\": \"SearchAction\",\n\t                    \"target\": {\n\t                        \"@type\": \"EntryPoint\",\n\t                        \"urlTemplate\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/?s={search_term_string}\"\n\t                    },\n\t                    \"query-input\": \"required name=search_term_string\"\n\t                }\n\t            ],\n\t            \"inLanguage\": \"pl-PL\"\n\t        },\n\t        {\n\t            \"@type\": \"Person\",\n\t            \"@id\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/#\/schema\/person\/9bcea0d1de41f7096a6854720473a792\",\n\t            \"name\": \"RAJA\",\n\t            \"image\": {\n\t                \"@type\": \"ImageObject\",\n\t                \"inLanguage\": \"pl-PL\",\n\t                \"@id\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/#\/schema\/person\/image\/\",\n\t                \"url\": \"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/afae8669568c1f323e00733847251eb5?s=96&d=mm&r=g\",\n\t                \"contentUrl\": \"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/afae8669568c1f323e00733847251eb5?s=96&d=mm&r=g\",\n\t                \"caption\": \"RAJA\"\n\t            },\n\t            \"url\": \"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/author\/ajoniuk\"\n\t        }\n\t    ]\n\t}<\/script>\n","yoast_head_json":{"title":"Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych | Blog RAJA","description":"Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych, to nie tylko kwestia porz\u0105dku, ale r\u00f3wnie\u017c wym\u00f3g prawny. Urz\u0105d Skarbowy mo\u017ce skontrolowa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe do pi\u0119ciu lat wstecz.","robots":{"index":"index","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"canonical":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody","og_locale":"pl_PL","og_type":"article","og_title":"Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych | Blog RAJA","og_description":"Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych, to nie tylko kwestia porz\u0105dku, ale r\u00f3wnie\u017c wym\u00f3g prawny. Urz\u0105d Skarbowy mo\u017ce skontrolowa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe do pi\u0119ciu lat wstecz.","og_url":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody","og_site_name":"BIZNES DOBRZE OPAKOWANY","article_published_time":"2017-10-23T11:38:36+00:00","article_modified_time":"2026-05-08T13:58:16+00:00","og_image":[{"width":1000,"height":778,"url":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-content\/uploads\/2017\/10\/jak-przechowywac-dokumenty-ksiegowe.jpg","type":"image\/jpeg"}],"author":"RAJA","twitter_card":"summary_large_image","twitter_misc":{"Napisane przez":"RAJA","Szacowany czas czytania":"7 minut"},"schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody","url":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody","name":"Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych | Blog RAJA","isPartOf":{"@id":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/#website"},"primaryImageOfPage":{"@id":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody#primaryimage"},"image":{"@id":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody#primaryimage"},"thumbnailUrl":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-content\/uploads\/2017\/10\/jak-przechowywac-dokumenty-ksiegowe.jpg","datePublished":"2017-10-23T11:38:36+00:00","dateModified":"2026-05-08T13:58:16+00:00","author":{"@id":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/#\/schema\/person\/9bcea0d1de41f7096a6854720473a792"},"description":"Przechowywanie dokument\u00f3w ksi\u0119gowych, to nie tylko kwestia porz\u0105dku, ale r\u00f3wnie\u017c wym\u00f3g prawny. Urz\u0105d Skarbowy mo\u017ce skontrolowa\u0107 dokumenty ksi\u0119gowe do pi\u0119ciu lat wstecz.","inLanguage":"pl-PL","potentialAction":[{"@type":"ReadAction","target":["https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody"]}]},{"@type":"ImageObject","inLanguage":"pl-PL","@id":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/przechowywanie-dokumentow-ksiegowych-metody#primaryimage","url":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-content\/uploads\/2017\/10\/jak-przechowywac-dokumenty-ksiegowe.jpg","contentUrl":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-content\/uploads\/2017\/10\/jak-przechowywac-dokumenty-ksiegowe.jpg","width":1000,"height":778},{"@type":"WebSite","@id":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/#website","url":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/","name":"BIZNES DOBRZE OPAKOWANY","description":"Porady ekspert\u00f3w do spraw opakowa\u0144","potentialAction":[{"@type":"SearchAction","target":{"@type":"EntryPoint","urlTemplate":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/?s={search_term_string}"},"query-input":"required name=search_term_string"}],"inLanguage":"pl-PL"},{"@type":"Person","@id":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/#\/schema\/person\/9bcea0d1de41f7096a6854720473a792","name":"RAJA","image":{"@type":"ImageObject","inLanguage":"pl-PL","@id":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/#\/schema\/person\/image\/","url":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/afae8669568c1f323e00733847251eb5?s=96&d=mm&r=g","contentUrl":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/afae8669568c1f323e00733847251eb5?s=96&d=mm&r=g","caption":"RAJA"},"url":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/author\/ajoniuk"}]}},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/103"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/39"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=103"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/103\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5250,"href":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/103\/revisions\/5250"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/5247"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=103"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=103"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.rajapack.pl\/blog-pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=103"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}